Penelusuran E-Resources

Audit Internal & External

Audit Internal Mutu
Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.
 Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
– Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
– Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
– Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
– Menjamin konsistensi penerapan sistem.
– Memastikan keefektifan penerapan sistem.
– Meningkatkan/mengembangkan sistem.
Perpustakaan UB telah mengikuti Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik UB, yang dilakukan oleh PJM UB. Perpustakaan UB mulai mengikuti proses audit tersebut sejak AIM UKPPA Siklus 2 sampai yang terbaru AIM UKPPA Siklus 7 yang dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2014. Perpustakaan UB tidak terlibat dalam AIM UKPPA Siklus 1 karena
Perpustakaan telah bersertifikat ISO 9001:2008, sehingga pada AIM Siklus 1 ini tidak dilibatkan sebagai auditee, alasan yang lain adalah karena keterbatasan auditor internal dari PJM UB.

Hasil AIM untuk Perpustakaan UB
AIM Siklus 2 dilaksanakan pada tanggal 15 Juni 2011 dan dihadiri oleh auditor internal Dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.Park dan Prof. Dr. Ir Soebarinoto. Hasil temuan pada siklus 5 diantaranya 2 OBS (Observasi) dan 3 KTS (Ketidaksesuaian). Untuk kategori OBS yakni penggunaan sistem OPAC yang lama tidak bisa untuk email & news, dan landasan perlu dilengkapi dengan ISO 9000:2005 dan ISO 9004:2009. Sedangkan kategori KTS yakni tidak ada bukti progress report perbaikan sistem OPAC yang baru, base line data tidak sesuai dengan kenyataan sehinggga capaian indikator sasaran mutu tidak tercapai bahkan turun, dan ada satu temuan yang belum dapat dikoreksi (closed) dan masih dalam proses pengajuan.
AIM UKPPA Siklus 3 dilaksanakan 29 September 2011 dan dihadiri oleh auditor internal Dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.Park dan Prof. Dr. Ir Soebarinoto. Pada Siklus 3 kali ini perpustakaan telah melakukan beberapa perbaikan atas temuan pada AIM UKPPA siklus 2. Ada juga temuan baru yakni penetapan pelanggan dan persyaratan input pelanggan belum tampak, interaksi setiap proses dalam proses bisnis belum tampak, dan pembelian jasa belum ada.
Pada AIM UKPPA Siklus 4 dilaksanakan 19 April 2012 dan dihadiri oleh auditor internal Dr. Endang Arisoesilaningsih dan Prof. Dr. Ir. Soebarinoto. Temuan pada audit tersebut cukup banyak namun eberapa temuan yang ditemukan pada AIM UKPPA siklus 3 dan siklus 4 telah dapat ditindaklanjuti dan berstatus closed.
AIM UKPPA siklus 5 tanggal 15 Oktober 2012 dan dihadiri oleh auditor internal dari PJM yakni Herawati, Dr. Dra., M.P dan Abdul Khaqim, S.Si. Temuan pada siklus 5 yakni pada bidang pelayanan prima, pengendalian dokumen, pengendalian rekama, dan sasaran mutu. Oleh karena itu Perpustakaan UB akan melakukan perbaikan sesuai saran Auditor.
Pada Siklus 6 tanggal 18 Oktober 2013 dihadiri oleh auditor internal dari PJM yakni Ir. Achmad Wicaksono M.Eng. Ph.D dan Prof. Dr. Ir. Soebarinoto. Pada siklus 6 ini ada beberapa temuan dari siklus 5 sudah berstatus closed dan ada beberapa yang masih berstatus open serta ada 7 temuan baru yang perlu ditindaklanjuti oleh Perpustakaan.
Siklus ke 7 dilaksanakan pada tanggal 10 Juni 2014 dan dihadiri oleh Ir. Achmad Wicaksono M.Eng. Ph.D dan Prof. Dr. Ir. Soebarinoto . Hasil temuan pada siklus 5 sudah ditindaklanjuti oleh Perpustakaan dan sudah berstatus closed. Sedangkan pada siklus 6 masih ada satu temuan yang open dan akan ditindaklanjuti. Pada siklus 7 ini didapatkan 2 temuan baru dengan kategori temuan yaitu observasi mengenai website.

Audit Eksternal Mutu
QAC UB merupakan organisasi dalam menerapkan sitem jaminan mutu ISO 9001: 2008, karena itu QAC dievaluasi secara periodic berkaitan dengan implementasi ISO 9001: 2008 oleh auditor eksternal. Auditornya berasal dari Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) dengan nomor sertifikat JKT6003728.
Hasil Audit eksternal untuk Perpustakaan UB
Audit eksternal Perpustakaan ke- dilaksanakan pata tanggal 9-11 Mei 2012 dihadiri oleh tim assessor dari LRQA. Perpustakaan mendapatkan 5 temuan dengan kategori 2 ketidaksesuaian lama (OLD) dan 3 ketidaksesuaian baru (NEW). Temuan tersebut sudah dapat ditindaklanjuti oleh Perpustakaan dan sudah berstatus closed.
Audit eksternal Perpustakaan ke- dilaksanakan pata tanggal 24-26 April 2013 dihadiri oleh tim assessor dari LRQA. Temuan pada audit ini adalah ketidaksesuaian di bidang audit internal dan masih berstatus open untuk segera ditindaklanjuti oleh Perpustakaan.

Dokumen AIM Siklus
AIM UKPPA Siklus 7