Duties and Functions

Struktur organisasi perpustakaan dan diskripsi tugas staf perpustakaan adalah berdasarkan SK Rektor 251A/SK/2009 sebagaimana dijelaskan dalam gambar 2 dan item 5.5.1.1., mengenai diskripsi tugas staf perpustakaan antara lain:

KEPALA PERPUSTAKAAN (KAPUS)
1. Menyusun rencana strategi perpustakaan.
2. Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
3. Menyusun program pengembangan Perpustakaan.
4. Mengorganisasikan sumber daya dan dana.
5. Membimbing dan membina sumber daya manusia di unitnya.
6. Mengkoordinasikan penyelenggaraan bidang-bidang yang ada di unitnya.
7. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan teknis, layanan pengguna, pengembangan dan kerjasama, serta administrasi dan kerumahtanggaan.
8. Menyusun laporan berkala; bulanan, triwulan, semester dan tahunan kegiatan perpustakaan kepada Rektor.

BIDANG LAYANAN PENGGUNA
Koordinator Bidang (KORBID) Layanan Pengguna
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan Pengguna.
2. Melakukan analisis perkembangan layanan pengguna.
3. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi & Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
4. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi & Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
5. Menyusun konsep, materi dan pelaksanaan pendidikan pengguna.
6. Menjawab saran & masukan dari pengguna baik secara manual maupun elektronik.
7. Merekomendasi penggantian buku hilang.
8. Memberikan pengesahan bebas pinjam.
9. Mengatur dan menyelenggarakan kegiatan layanan antar perpustkaan.
10. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.

Sub Bidang Sirkulasi
Koordinator Sub Bidang Sirkulasi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Sirkulasi & Reselving.
2. Mengkoordinasikan dan melakukan kegiatan peminjaman & pengembalian koleksi .
3. Melakukan kegiatan administrasi denda & dispensasi Denda.
4. Melakukan kegiatan administrasi penggantian buku.
5. Mengkoordinasikan Pesanan koleksi buku oleh pengguna.
6. Menyiapkan data pemanggilan pada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi buku.
7. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyusunan kembali koleksi di rak buku.
8. Melakukan koordinasi pendataan buku rusak.
9. Menerima dan mengevaluasi pengiriman koleksi buku dari bagian terkait.
10. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.

Staf pelaksana kegiatan Layanan Sirkulasi
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.
2. Melaksanakan sangsi denda keterlambatan pengembalian buku.
3. Menyusun dan melaksanakan pemanggilan pengguna yang terlambat mengembalikan buku.
4. Melaksanakan pendataan dan pelaporan hasil jasa kegiatan sirkulasi.
5. Melaksanakan administrasi penggantian buku yang dihilangkan pengguna.
6. Melaksanakan kegiatan pesanan koleksi dan penagian koleksi dalam pesanan.

Staf Pelaksana Kegiatan Reselving koleksi teks
1. Melaksanakan persiapan dan penataan meja/kursi di ruang baca.
2. Melaksanakan reselving koleksi buku secara rutin dan kontinyu.
3. Melaksanakan pengembalian, pengangkutan dan pemilahan koleksi yang dikembalikan dari unit sirkulasi ke tempat penampungan koleksi.
4. Melaksanakan pengumpulan dan pemilahan koleksi di meja baca dan memasukkan ke rak penampungan koleksi.
5. Melaksanakan kegiatan temu kembali dan membantu pengguna dalam menemukan koleksi.

Staf Pelaksana Kegiatan Reselving koleksi Reserve
1. Melaksanakan persiapan dan penataan meja/kursi di ruang baca.
2. Melaksanakan reselving koleksi buku secara rutin dan kontinyu.
3. Melaksanakan pengembalian, pengangkutan dan pemilahan koleksi yang dikembalikan dari unit sirkulasi ke tempat penampungan koleksi.
4. Melaksanakan pengumpulan dan pemilahan koleksi di meja baca dan memasukkan ke rak penampungan koleksi.
5. Melaksanakan kegiatan temu kembali dan membantu pengguna dalam menemukan koleksi.

Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Foto Kopi
1. Melaksanakan kegiatan layanan fotokopi
2. Melaksanakan pencatatan hasil jasa layanan fotokopi
3. Melaksanakan perwatan dan kebersihan mesin fotokopi
4. Melaksanakan penyediaan dan pengadaan alat, bahan dan kertas untuk kegiatan fotokopi.
5. Membuat laporan kegiatan jasa layanan fotokopi

Sub Bidang Koleksi dan Referensi
Koordinator Sub Bidang Koleksi Referensi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Koleksi dan Referensi
2. Menyelenggarakan dan mengawasi layanan internet.
3. Mengkoordinasikan kegiatan layanan referensi, serial, Karya Ilmiah Mahasiswa dan tugas akhir mahasiswa, Brawijaya Knowledge Garden (BKG)
4. Mengkoordinasikan penyusunan kembali koleksi serial, referensi, Karya Ilmiah Mahasiswa dan tugas akhir mahasiswa.
5. Memberikan konsultasi dan bantuan pencarian informasi.
6. Melakukan kegiatan silang layan.
7. Melakukan kegiatan penelusuran informasi.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.

Staf pelaksana kegiatan Layanan Sampoerna Corner
1. Melaksanakan kegiatan layanan pemakaian internet.
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan dan pemanfaatan fasilitas Sampoerna Corner.
3. Melaksanakan penataan koleksi Samporna Corner.
4. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Sampoerna Corner.
5. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Sampoerna Corner.

Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Brawijaya Knowledge (BK)
1. Melaksanakan kegiatan layanan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan pemanfaatan fasilitas dan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
3. Melaksanakan penataan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
4. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Brawijaya Knowledge (BK).
5. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Brawijaya Knowledge (BK).

Staf Pelaksana Kegiatan Free-Internet
1. Melaksanakan kegiatan layanan pemakaian dan sewa internet.
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan dan pemanfaatan fasilitas Free Internet
3. Melaksanakan Pemantauan dan evaluasi pemanfaatan Free Internet
4. Melaksanakan kegiatan layanan scaning, formating data dan print dokumen.
5. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Free Internet
6. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan free Internet

Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Referensi dan Serial
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi dan serial.
2. Melaksanakan pemanduan dan pengararahan pemanfaatan koleksi referensi dan serial.
3. Menyiapkan koleksi serial, majalah, berita harian terbaru dalam rak koleksi serial baru.
4. Melaksanakan penyampulan koleksi serial yang dianggap cukup untuk disampul.
5. Melaksanakan kegiatan penelusuran informasi menggunakan koleksi referensi.
6. Melaksanakan pengelompokan koleksi majalah dan berita harian menurut tanggal dan kelompok nama berita harian dan majalah.
7. Melaksanakan kegiatan pesanan artikel ilmiah dan informasi lainnya.
8. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan B-WEB.
9. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan B-WEB.

Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
2. Melaksanakan pemanduan dan pengararahan pemanfaatan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
3. Menyiapkan koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa dalam rak koleksi.
4. Melaksanakan penataan koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
5. Melaksanakan kegiatan disposisi foto copi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
6. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
7. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.

Sub Bidang Keanggotaan (Membership)
Koordinator Sub Bidang Keanggotaan (Membership) :
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Keanggotaan.
2. Melakukan pendaftaran anggota perpustakaan.
3. Melakukan kegiatan entri data anggota perpustakaan.
4. Melakukan pengambilan gambar, pencetakan kartu anggota perpustakaan.
5. Melakukan registrasi & aktivasi status keanggotaan.
6. Memberikan dan membuat permohonan surat pengantar oleh pengguna.
7. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi dan pembuatan kartu FKP2T.
8. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi sumbangan alumni.
9. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi penyerahan tugas akhir mahasiswa.
10. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi bebas pinjam.
11. Mengkoordinasikan kegiatan front office (check in & check out) dan penitipan tas.
12. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.

Staf pelaksana kegiatan Kontrol pintu masuk & registrasi/aktivasi
1. Melaksanakan kegiatan pengecekan pengguna yang masuk perpustakaan.
2. Melakukan registrasi & aktivasi pengguna yang masa aktifnya sudah berahir.
3. Merekapitulasi presensi pengunjung perpustakaan.
4. Merekapitulasi kegiatan layanan diluar jam kerja.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi.
6. Membantu kegiatan layanan penitipan dan peminjaman loker.

Staf Pelaksana Kegiatan Kontrol Pintu Keluar & Koleksi Dipinjam
1. Melaksanakan kegiatan pengecekan pengguna yang keluar dari perpustakaan.
2. Mengontrol barang dibawa keluar pengguna dari perpustikaan.
3. Mencatat dan melaporkan kejadian-kejadian di lobi perpustakaan.
4. Menerima dan mengarahkan pengunjung atau tamu yang sedang membutuhkan informasi ke Kepala Sub Bidang Keanggotaan atau unit informasi.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi dan registrasi.
6. Membantu kegiatan layanan penitipan dan peminjaman loker.

Staf Pelaksana Penitipan dan Loker
1. Melaksanakan kegiatan penitipan dan peminjaman loker.
2. Melaksanakan peminjaman tas laptop.
3. Menerima benda, barang dan sejenisnya yang diterima dari jasa pos dan sejenisnya, dan menyerahkannya ke Bidang Administrasi & Kerumahtanggaan.
4. Mengamankan benda, barang dan sejenisnya yang ditemukan atau oleh orang lain, dan diserahkan ke Kepala Sub Bidang Keanggotaan.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi dan registrasi.
6. Membantu kegiatan kegiatan pengecekan pengguna yang keluar dari perpustakaan

Staf Pelaksana Penerimaan karya Ilmiah mahasiswa, Bebas Pinjam, FKP2T, Surat Pengantar
1. Melaksanakan kegiatan permohonan surat pengantar oleh pengguna perpustakaan.
2. Melaksanakan kegiatan administrasi dan pembuatan kartu FKP2T.
3. Melaksanakan kegiatan administrasi sumbangan alumni.
4. Melaksanakan kegiatan penyerahan tugas akhir mahasiswa baik dalam bentuk print atau elektronik.
5. Melaksanakan kegiatan administrasi & pengesahan bebas pinjam.
6. Melaksanakan tanda anggota sementara bagi pengguna yang telah melakukan bebas pinjam.

Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan
Koordinator Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan :
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan.
2. Melakukan layanan informasi cepat.
3. Melakukan pendataan kebutuhan informasi sesuai fakultas / program studi.
4. Melakukan survei trend layanan informasi yang digunakan di perguruan tinggi atau institusi
lain baik di dalam maupun luar negeri.
5. Melakukan koordinasi tentang data kebutuhan informasi koleksi.
6. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.

BIDANG LAYANAN TEKNIS
Koordinator Bidang (KORBID) Layanan Teknis :
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan Teknis.
2. Melakukan analisis sistem layanan teknis.
3. Melakukan kajian pengembangan dan kebutuhan sumber informasi.
4. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Pengembangan bahan perpustakaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan perpustakaan, serta digitalisasi koleksi dan alih media.
5. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Pengembangan bahan pustaka, pengolahan dan perawatan bahan pustaka, serta digitalisasi dan alih media.
6. Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan stok opname koleksi.
7. Menyusun konsep dan menganalisis pengembangan sistem pendataan koleksi dan bibliografis.
8. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.

Sub Bidang Pengolahan
Koordinator Sub Bidang Pengolahan
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengolahan
2. Menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan bahan perpustakaan.
3. Verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
4. Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil (call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang ditetapkan.
5. Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi perpustakaan.
6. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan koleksi yang sudah diperbaiki dari bagian pemeliharaan untuk kelengkapan atribut koleksi.
7. Mengkoordinasikan kegiatan penyelesaian atribut koleksi dan bahan pustaka.
8. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman buku yang sudah selesai di olah.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan koleksi yang rusak yang bisa diperbaiki.
10. Mengkoordinasikan kegiatan pengubahan status koleksi yang sedang diperbaiki:
– dari tersedia menjadi sedang diperbaiki dan sebaliknya.
– dari tersedia menjadi rusak dan dari tersedia menjadi hilang.
11. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke bagian pengolahan untuk verifikasi data bibliografis.
12. Mengkoordinasikan kegiatan preservasi dan fumigasi serta penyiangan koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
13. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.

Staf pelaksana kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
1. Melaksanakan verifikasi Bahan Pustaka baik dengan cara manual maupun elektronik
2. Melakukan penyusunan katalogisasi koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
3. Melakukan pencantuman klasifikasi koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
4. Melakukan penentuan tajuk subyek koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
5. Memasukkan data bibliografi koleksi ke dalam sistem database perpustakaan
6. Melaksanakan perbaikan data koleksi penggantian.
7. Membuat laporan rutin hasil kegiatan pengolaha dan perawatan koleski

Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
Koordinator Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
2. Menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan bahan perpustakaan.
3. Verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
4. Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil (call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang ditetapkan.
5. Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi perpustakaan.
6. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan koleksi yang sudah diperbaiki dari bagian pemeliharaan untuk kelengkapan atribut koleksi.
7. Mengkoordinasikan kegiatan penyelesaian atribut koleksi dan bahan pustaka.
8. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman buku yang sudah selesai di olah.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan koleksi yang rusak yang bisa diperbaiki.
10. Mengkoordinasikan kegiatan pengubahan status koleksi yang sedang diperbaiki:
– dari tersedia menjadi sedang diperbaiki dan sebaliknya.
– dari tersedia menjadi rusak dan dari tersedia menjadi hilang.
11. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke bagian pengolahan untuk verifikasi data bibliografis.
12. Mengkoordinasikan kegiatan preservasi dan fumigasi serta penyiangan koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
13. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.

Staf pelaksana kegiatan finishing, labeling dan penyampulan
1. Melaksanakan kegiatan finishing, berupa label, barcode, stempel indentitas koleksi, title tape.
2. Melaksanakan kegiatan menyampul buku dengan plastik berdasar standar penyampulan.
3. Mendata dan memberikan berupa label, barcode, stempel indentitas koleksi, title tape koleksi CD suplemen buku.
4. Membuat Daftar Pengiriman Bahan Pustaka ke Bagian Layanan.
5. Melaksanakan pengiriman Bahan Pustaka ke Bidang Layanan Pengguna.
6. Perbaikan dan penggantian barcode dan label bahan pustaka yang dianggap usang dan rusak.
7. Membuat laporan hasil kegiatan secara rutin.

Staf pelaksana kegiatan pemeliharaan koleksi rusak
1. Melaksanakan verifikasi dan pendataan koleksi rusak
2. Membuat daftar bahan pustaka rusak yang akan diperbaiki.
3. Melakukan pemilahan koleksi rusak, diantara koleksi yang masih dapat diperbaiki dan yang tidak dapat diperbaiki
4. Perbaikan dan penggantian barcode dan label bahan pustaka yang dianggap usang dan rusak.
5. Melakukan fumigasi koleksi cetak dalam waktu tertentu.
6. Melakukan pemilihan koleksi yang rusak di jajaran koleksi
7. Membuat laporan rutin hasil kegiatan.

Staf pelaksana kegiatan perawatan dan penjilidan
1. Melakukan pemilahan Bahan Pustaka rusak sesuai tingkat kerusakan.
2. Menjilid/memperbaiki Bahan Pustaka rusak dan masih layak diperbaiki.
3. Membuat Daftar Bahan Pustaka yang sudah diperbaiki / dijilid
4. Mengirim kembali Bahan Pustaka yang sudah diperbaiki
5. Membantu kebutuhan kantor dalam bentuk cetak format/formulir isian , amplop dan yang sejenisnya.
6. Membuat laporan rutin hasil kegiatan.

Sub Bagian Digitalisasi & Alih Media
Koordinator Sub Bagian Digitalisasi & Alih Media
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Digitalisasi & Alih Media
2. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan bahan pustaka dari bagian pengembangan koleksi.
3. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan verifikasi berdasarkan jenis koleksi, kelengkapan informasi dan subjek.
4. Membuat konsep dan input data bibliografis.
5. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan proses digitalisasi dan alih media bahan pustaka.
6. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan editing koleksi digital atau elektronik berdasar format yang ditetapkan.
7. Melakukan pengamanan dan validasi koleksi digital dan elektronik berdasar standar yang ditetapkan.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.

Staf pelaksana kegiatan Digitalisasi & Alih Media Bahan Pustaka
1. Melakukan verifikasi berdasarkan jenis koleksi, kelengkapan informasi dan subjek.
2. Membuat konsep dan melakukan input data bibliografis.
3. Melakukan proses digitalisasi dan alih media bahan pustaka.
4. Melakukan editing koleksi digital atau elektronik berdasar format yang ditetapkan.
5. Melakukan pengamanan dan validasi koleksi digital dan elektronik berdasar standar yang ditetapkan.
6. Membuat Laporan Hasil Kegiatan

Sub Bidang Pengembangan Koleksi
Koordinator Sub Bidang Pengembangan Koleksi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengembangan dan Pengadaan Bahan Pustaka.
2. Mengumpulkan, memilih dan menyiangi sumber bahan perpustakaan untuk seleksi bahan perpustakaan.
3. Menetapkan standar kebutuhan bahan pustaka.
4. Menyiapkan sumber informasi ilmiah terbaru untuk dipilih oleh dosen.
5. Menyeleksi sumber bahan perpustakaan yang telah dipilih.
6. Menyusun daftar usulan pengadaan bahan perpustakaan.
7. Menyusun daftar permintaan koleksi bahan pustakan dari civitas akademika.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.

Staf Pelaksana Kegiatan Inventarisasi
1. Menerima dan mengecek Bahan Pustaka yang diterima.
2. Melakukan inventarisasi semua jenis bahan perpustakaan yang telah diterima.
3. Meregistrasi dan menandai identitas kepemilikan bahan pustaka.
4. Mengirimkan bahan perpustakaan ke Sub Bidang Pengolahan dan Perawatan.
5. Membantu menyiapkan daftar usulan pengadaan buku
6. Membuat Laporan Kegiatan Inventarisasi.

BIDANG PENGEMBANGAN DAN KERJASAMA
Koordinator Bidang (KORBID) Pengembangan dan Kerjasama
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Pengembangan dan Kerjasama
2. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sarana dan informasi institusi dan pengguna
3. Mengkoordinasikan kerjasama dengan perpustakaan lain atau lembaga/institusi untuk meningkatkan kinerja perpustakaan
4. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Publikasi, Kerjasama serta Pengembangan Staf dan Program.
5. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Publikasi, Kerjasama serta Pengembangan Staf dan Program.
6. Melakukan penyediaan data dan dokumen terkait kebutuhan penyusunan rencana kerja dan pelaporan perpustakaan.
7. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.

Sub Bidang Publikasi
Koordinator Sub Bidang Publikasi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Publikasi
2. Menyiapkan & menyediakan data kegiatan & Perkembangan perpustakaan.
3. Melaksanakan survei atau penelitian kebutuhan sumber informasi dan pemanfaatan perpustakaan.
4. Melaksanakan penyebaran informasi tentang kegiatan perpustakaan melalui media cetak.
5. Menyiapkan dan membuat konsep untuk update konten portal perpustakaan digilib.ub.ac.id
6. Membuat informasi tentang perpustakaan secara manual
7. Meng upload kegiatan perpustakaan di web universitas brawijaya. www.ub.ac.id
8. Menjawab saran dan masukan dari pengguna baik secara manual maupun elektronik.
9. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama.

Sub Bidang Kerjasama
Koordinator Sub Bidang Kerjasama
1. Menyusun program kerja tahunan Sub Bidang Kerjasama
2. Menyelenggarakan kerjasama dengan perpustakaan lain atau lembaga/intstitusi terkait untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.
3. Melakukan pendampingan pustakawan dengan ruang baca di lingkungan UB.
4. Melakukan analisis tentang perkembangan perpustakaan dan ruang baca di tingkat fakultas, rumah pintar dan program studi di lingkungan UB.
5. Menyusun kegiatan pameran kerjasama dengan penerbit.
6. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan kerjasama fotokopi, Sampoerna Corner dan Telkomsel.
7. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sumber informasi, kemudahan akses dan pemanfaatan perpustakaan.
8. Menyelenggarakan pelatihan bidang kepustakaan terhadap pengguna, staf perpustakaan serta pihak-pihak lain yang membutuhkan.
9. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama.

Sub Bidang Pengembangan Staf dan Program
Koordinator Sub Bidang Pengembangan Staf dan Program
1. Menyusun Program Kerja Tahunan Sub Bidang Pengembangan Staf Dan Program
2. Menyusun program pengembangan staf melalui kegiatan seminar, workshop, diklat baik di dalam maupun luar negeri.
3. Melakukan kegiatan pengembangan kepustakawanan.
4. Melakukan analisis tentang perkembangan pustakawan di lingkungan UB.
5. Melakukan koordinasi dengan Management Representative (MR)
6. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama

BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
Bidang Teknologi Informasi
Koordinator Bidang TI
1. Menyusun program kerja bidang TI untuk jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perpustakaan.
2. Menganalisa dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi.
3. Menyusun rencana anggaran bagian TI dan mengontrol penggunaan dari realisasinya.
4. Menyusun perencanaan arsitektur TI
5. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sarana informasi institusi dan pengguna
6. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Perangkat Lunak, Web Content, serta Jaringan dan Perangkat Keras.
7. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Perangkat Lunak, Web Content, serta Jaringan dan Perangkat Keras.
8. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.

Sub Bidang Perangkat Lunak
Koordinator Sub Bidang Perangkat Lunak
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Perangkat Lunak
2. Menyelenggarakan kegiatan dan perawatan TI dalam operasional perpustakaan
3. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TI perpustakaan
4. Melaksanakan evaluasi system database, jaringan, software dan hardware
5. Melaksanakan penerapan sistem pengamanan data dalam system server perpustakaan.
6. Melakukan penyediaan data dan dokumen terkait kebutuhan penyusunan rencana kerja dan pelaporan perpustakaan
7. Menyelenggarakan pengembangan TI sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI

Staf Teknisi TIK
1. Melaksanakan kegiatan dan perawatan TIK perpustakaan
2. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TIK perpustakaan
3. Melaksanakan perbaikan database, jaringan, software dan hardware
4. Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem perpustakaan.
5. Melaksanakan pengembangan TIK sesuai dengan kebutuhan perpustakaan Memberikan laporan rutin.

Sub Bidang Web Content
Koordinator Sub Bidang Web Content
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Web Content
2. Menyelenggarakan kegiatan Web Content Perpustakaan pada www.lib.ub.ac.id
3. Melaksanakan pemantauan Web Content Perpustakaan
4. Melaksanakan evaluasi Web Content Perpustakaan
5. Menyelenggarakan pengembangan Web Content sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
6. Melakukan koordinasi dengan bidang lain terkait kepentingan web content.
7. Menerima, memeriksa dan mengkoreksi konsep content / informasi dari penulis berita maupun dari sumber lain.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI.

Staf Sub Bidang Web Content
1. Meninjau atau memperbarui konten halaman web.
2. Menyimpan / membackup keseluruhan data / content website secara reguler.
3. Melakukan Optimasi website agar lebih mudah diakses.
4. Menerapkan update pada waktu yang tepat untuk membatasi hilangnya layanan.
5. Membangun, atau memelihara situs web, menggunakan authoring atau bahasa scripting dan media digital.
6. Mendesain tampilan situs web mulai dari pengolahan gambar , tata letak, warna, dsb dan memastikan tulisan dan graphic elements lebih tampak menarik.
7. Evaluasi kode untuk memastikan bahwa itu adalah sah, benar terstruktur, memenuhi standar dan kompatibel dengan browser, perangkat, atau sistem operasi.
8. Memonitor semua metriks situs.
9. Mengelola, maintenance, troubleshooting, atas website.
10. Mengatur login untuk administrator website.
11. Bekerjasama dengan Tim TI lain dalam menyampaikan ide, membuat, mengisi content dan menjaga sistem.

Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
Koordinator Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
1. Menyusun Program Kerja Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
2. Melaksanakan kegiatan dan perawatan TI perpustakaan
3. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TI perpustakaan
4. Melaksanakan perbaikan database, jaringan, software dan hardware
5. Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem server perpustakaan.
6. Melaksanakan pengembangan TI sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
7. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI.

BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan Perpustakaan.
2. Melakukan analisis kegiatan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Administrasi Keuangan, Administrasi Kantor dan Kepegawaian dan Kerumahtanggaan.
4. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Keuangan, Administrasi Perkantoran, Kepegawaian, Kerumahtanggaan.
5. Melakukan evaluasi dan monitoring penggunaan keuangan.
6. Melakukan evaluasi laporan LAKIP.
7. Menyiapkan kebutuhan kegiatan yang bersifat seremonial, baik secara rutin maupun insidental.
8. Memberikan laporan rutin kepada Kepala perpustakaan.

SUB BAGIAN UMUM
Kepala Sub Bagian (KASUBAG) Umum
1. Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Umum berdasarkan program hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sebagai acuan pelaksanaan kegiatan.
2. Melaksanakan kegiatan administrasi umum yang meliputi surat menyurat, kepegawaian, keangan, sarana prasarana, perlengkapan, rumah tangga, perjalanan dinas, pengarsipan, perawatan kendaraan dinas sesuai degan ketentuan.
3. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas pimpinan.
4. Melaksanakan koordinasi administrasi kepegawaian
5. Melaksanakan monitoring perencanaan, penggunaan dan pelaporan keuangan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6. Melaksanakan koordinasi pengaturan surat menyurat, pengagendaan, pengendalian ekspedisi dan pengiriman sesuai prosedur dan perintah atasan guna tertib administrasi;
7. Melaksanakan koordinasi kegiatan rumah tangga dan pengaturan perlengkapan dinas, sesuai ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas;
8. Melaksanakan koordinasi pemeliharaan barang inventaris milik dinas, kendaraan dinas, dengan menginventarisir dan merawat guna efisiensi
9. Melaksanakan koordinasi penyiapan perlengkapan yang diperlukan untuk kepentingan dinas, rapat dinas berdasarkan acara yang telah ditetapkan agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan lancar
10. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

Urusan Administrasi Keuangan
Kepala Urusan (KAUR) Administrasi Keuangan
1. Menyusun program kerja urusan keuangan.
2. Memelihara dan mengupdate data keuangan.
3. Melakukan kegiatan administrasi penerimaan, penyimpanan, pengeluaran keuangan perpustakaan.
4. Menyiapkan pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan perpustakaan dalam bentuk manual maupun elektronik.
5. Mencairkan dana yang telah disetujui ke bank yang ditunjuk.
6. Menghimpun peraturan-peraturan dalam Bidang Keuangan.
7. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum.

Staf Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)
1. Melakukan pencairan anggaran ke bagian keuangan Kantor Pusat.
2. Melakukan penataan SPJ keuangan.
3. Melakukan administrasi pengeluaran harian.
4. Melakukan penyusunan file nota apembelian/kwitansi
5. Melakukan proses penyusuna SPJ (Menghitung, mengetik, membayar SSP, mengetik rincian biaya dinas dan SPD Blangko Riil).
6. Menyusun dan membayarkan honorarium tugas diluar jam kerja.
7. Membuat daftar dan membayar tagihan belanja perpustakaan.
8. Meminta disposisi/persetujuan BPP setiap pengeluaran Uang Kas Harian.
9. Mengkopi berkas data dukung SPJ Keuangan.
10. Mengupdate dana mencetak saldo kas akhir tahun.
11. Melakukan penyimpanan berkas laporan dan dokumen keuangan Perpustakaan UB.

Urusan Administrasi Kepegawaian
Kepala Urusan (KAUR) Administrasi Kepegawaian
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Administrasi Perkantoran dan Kepegawaian
2. Melaksanakan sistem kearsipan perpustakaan.
3. Menyediakan data dan dokumen yang diperlulan perpustakaan.
4. Memproses surat masuk dan keluar, termasuk surat pengadaan bahan pustaka lainya.
5. Menyediakan data yang berkenaan dengan Sub Bidang Kepegawaian.
6. Memelihara dan memperbaharui data kepegawaian.
7. Melakukan kegiatan administrasi kepegawaian, baik yang bersifat personal kepegawaian maupun kelembagaan.
8. Membantu menyiapkan kebutuhan kegiatan yang bersifat seremonial, baik secara rutin maupun incidental.
9. Menghimpun peraturan-peraturan dalam Bidang Kepegawaian.
10. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum

Staf Pelaksana Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Kepegawaian
1. Menerima dan mencatat dalam buku agenda surat masuk dan keluar.
2. Mengatur arsip kepegawaian, surat-surat yang diterima perpustakaan.
3. Melaksanakan distribusi surat keluar yang bersifat rutin maupun insidental.
4. Membantu melaksanakan penyiapan arsip kantor dan kepegawaian.
5. Membantu menyiapkan peraturan-peraturan Bidang Kepegawaian.
6. Membatu melengkapi stempel kuitansi keperluan laporan keuangan perpustakaan.
7. Membantu menyiapakan kebutuhan rapat baik secara rutin maupun insidental.

Urusan Perlengkapan
Kepala Urusan (KAUR) Perlengkapan
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Perlengkapan
2. Mengatur penggunaan atau pemanfaatan perlengkapan perpustakaan.
3. Melaksanakan program perawatan dan pengawetan perlengakapan perpustakaan.
4. Menyiapkan perlengkapan, sarana dan prasarana, untuk kebutuhan penyelenggaraan perpustakaan.
5. Menyiapkan perlengkapan dan kebutuhan barang habis pakai.
6. Melaksanakan inventarisasi perlengkapan, sarana dan prasarana perpustakaan.
7. Melaksanakan kebersihan di lingkungan perpustakaan.
8. Melaksanakan pengamanan dan keamanan di lingkungan perpustakaan.
9. Menyiapkan laporan penyediaan dan penggunaan perlengkapan, sarana dan prasarana sebagaimana dibutuhkan dalam SABMN dan SIMAKS.
10. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum

Staf Pelaksana bagian Perlengkapan
1. Melaksanakan pendataan barang inventaris secara fisik dan pendokumentasian yang disesuaikan dengan SABMN dan SIMAK-BMN.
2. Melaksanakan penyusunan daftar barang inventaris yang rusak dan melakukan penghapusan barang inventaris dengan mengecek daftar barang yang akan di hapus dalam SIMAK-BMN.
3. Melakukan kodefikasi barang inventaris yang diterima.
4. Membuat daftar inventaris ruang (DIR) di masing-masing ruangan yang di update setiap 1 tahun sekali.
5. Membuat catatan penggunaan barang habis pakai setiap bulan sebagai dasar pengajuan dan stockopname.
6. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang inventarisasi ke rektorat.
7. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang habis pakai setiap bulan ke rektorat.

Urusan Sarana Fisik
Kepala Urusan Sarana Fisik
1. Melakukan koordinasi keamanan dan kebersihan gedung.
2. Memeriksa secara rutin kondisi prasarana dan sarana, serta gedung perpustakaan.
3. Memeriksa dan mengamankan benda dan manusia yang dianggap janggal dan mencurigakan, selanjutnya melaporkan kepada Kepala Perpustakaan dan Keamanan Universitas Brawijaya.
4. Mengamankan lingkungan perpustakaan pada malam hari dan hari libur nasional dari gangguan dan penyalahgunaan pemanfaatan prasarana dan sarana, serta gedung perpustakaan.
5. Mencatat dan memberikan laporan secara lisan dan tertulis perkembangan dan peristiwa yang terjadi lingkungan perpustakaan pada malam hari dan hari libur nasional.
6. Memeriksa sarana gedung yang rusak.
7. Memeriksa dan membersihkan kotoran di taman dan selokan di lingkungan Perpustakaan.
8. Membersihkan kolam yang ada di dalam dan di luar gedung perpustakaan.
9. Memberikan laporan secara rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum.

Staf Pelaksana Bagian Sarana Fisik.
1. Melaksanakan penyusunan daftar barang inventaris yang rusak dan melakukan penghapusan barang inventaris dengan mengecek daftar barang yang akan di hapus dalam SIMAK-BMN.
2. Melakukan kodefikasi barang inventaris yang diterima.
3. Membuat catatan penggunaan barang habis pakai setiap bulan sebagai dasar pengajuan dan stockopname.
4. Melakukan pengaturan penggunaan ruang meeting oleh pihak luar.
5. Melaksanakan penggantian, perbaikan kecil dan penyediaan perlengkapan, sarana dan prasarana perpustakaan.
6. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang inventarisasi ke rektorat.
7. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang habis pakai setiap bulan ke rektorat.

WAKIL MANAJEMEN
Guna memudahkan koordinasi pengembangan SMM ISO 9001:2008 maka Kepala Perpustakaan UB mengajukan Sekretaris Perpustakaan untuk diangkat sebagai Management Representative (MR) Dan Sekretaris Management Representative (MR).
Adapun tugas MR adalah,
1. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi rencana strategi perpustakaan.
2. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi rencana kerja tahunan.
3. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi program pengembangan.
4. Membantu melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan teknis, layanan pengguna, pengembangan dan kerja sama, serta administrasi dan kerumahtanggan.
5. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi laporan berkala kegiatan perpustakaan kepada Rektor.
6. Mengkoordinasikan rekaman kegiatan layanan sebagai bahan penyusunan sasaran mutu
7. Mengevaluasi dokumen ISO 9001-2008
8. Menyiapkan dokumen Borang Perbaikan AIM.
9. Mengagendakan Kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen.
Sekretaris MR dengan rincian tugas sebagai berikut,
1. Membantu mengumpulkan dokumentasi rekaman kegiatan di lingkungan perpustakaan sebagai bahan penyusunan sasaran mutu.
2. Membantu mengevaluasi dokumen ISO 9001-2008.
3. Membantu menyiapkan dokumen Borang Perbaikan AIM.
4. Membantu menyiapkan agenda Kegiatan Rapat Tinjauam Manajemen
5. Membantu menyiapkan materi Rapat Tinjauan Manajemen.
6. Membantu memperbaiki dokumen pasca AIM.Task Description

5.5.1.1. Task Description of UB Library Staff

THE HEAD of LIBRARY BEING TOP MANAGEMENT

  1. Setting a strategy plan of library.
  2. Setting a plan and annual work programs.
  3. Setting a library development program.
  4. Organizing the resources and the funds.
  5. Guiding and training the human resources in their unit.
  6. Coordinate the implementation of the existing fields in the unit.
    1. Monitoring and evaluating the performance of technical services task, user services, development and cooperation, as well as administration and domesticity.
    2. Preparing periodic reports; monthly, quarterly, semester and annualy of activities of the library to the Rektor.

SECRETARY OF THE LIBRARY BE MANAGEMENT REPRESENTATIVE (MR)

  1. Helping to set a strategy plan of library.
  2. Assisting to set the annual work plan.
  3. Helping to prepare the development programs.
  4. Helping to organize the resources and the funds.
  5. Helping in guiding and training the human resources in their unit.
  6. Helping in monitoring and evaluating the performance of technical services task, user services, development and cooperation, as well as administration and domesticity.
  7. Helping to coordinate the implementation of activities of Technical Service Sector, User Services, Development and Cooperation, and Administration and Domesticity.
  8. Helping in preparing the periodic reports of library activities to the Rektor.

USER SERVICE SECTOR

Coordinator of User Services Sector

  1. Setting an annual work program of User Service Sector.
  2. Analyzing the development of user services.
  3. Coordinating the activities of the Sub Division of Membership Services, Circulation & Reselving, as well as Reference and Multimedia.
  4. Monitoring and evaluating the implementation of Sub Division of Membership Service tasks, Circulation & Reselving, as well as Reference and Multimedia.
  5. Arranging the concepts, materials and implementation the education for users.
  6. Responding to the suggestions and feedbacks from the user either manually or electronically.
  7. Recommending the replacement of the losing books.
  8. Providing free loan approval.
  9. Setting up and organizing the activities service around library.
  10. Setting up and organizing the exhibitions of library materials.
  11. Preparing the monthly reports to the Head of Library.

Membership Desk (Membership)

The Head of Membership Desk (Membership) :

  1. Planning a work program of Sub Membership Division.
  2. Registering the library members.
  3. Performing data entry of the library members.
  4. Shooting and printing the library card.
  5. Registering and activating the status of membership.
  6. Giving and making a request of covering letter for the user.
  7. Coordinating the administration activities and manufacturing FKP2T card.
  8. Coordinating the administration activities of alumni donations.
  9. Coordinating the administration of students’ final assignment submission.
  10. Coordinating the loan-free administration activities.
  11. Coordinating the activities of the front office (check-in and check-out) and the cloakroom.
  12. Providing a regular reports to the Head of User Services Sector.

Supervisory staff of entrance and registration control/activation

  1. Checking the incoming users of library.
  2. Performing user registration and activation whose active period has already ended.
  3. Recapitulating the presence of library visitors.
  4. Recapitulating the service activities out of office hours.
  5. Assisting the circulation of service activities.
  6. Assisting the services of safe custody and locker lending.

Supervisory staff of Exit Control & the Borrowed Collections

  1. Conducting the user checking who comes out of the library.
  2. Controlling the users goods carried out from library.
  3. Recording and reporting the activities in the lobby of library.
  4. Welcoming and directing visitors or guests who needs an information to the Head of Sub Membership Divisions or units of information.
  5. Assisting the circulation service activities and registration.
  6. Assisting the services of safe custody and locker lending.

Staff of Safe Custody and Lockers

  1. Conducting the safe custody and locker lending.
  2. Implementing the borrowing of laptop bag.
  3. Receiving objects, goods and the other likes received from the postal service and another kind of it, and submitting it to the Administration & Domesticity.
  4. Securing objects, goods and the other likes found by others, and submitted to the Head Division of Membership.
  5. Assisting the circulation service activities and registration.
  6. Assisting the checking activities for user who comes out of the library.

Staff of Students Scientific Works Admission, Free Loan, FKP2T, Covering Letter

  1. Conducting the request for covering letter from the library users.
  2. Carrying out the administration activities and manufacturing FKP2T card.
  3. Carrying outthe administration activities of alumni donations.
  4. Conducting the submission of student final project either in printed or electronic form.
  5. Carrying out the administration activities and free loan approval.
  6. Implementing temporary members ID-card for users who done the free loan.

Circulation Services & Arranging Collection Desk (Reselving)

Head of Circulation Service & Arranging Collection Desk (Reselving):

  1. Developing a work program of Sub-Circulation and Reselving Division.
  2. Coordinating and conducting the borrowing and returning collection.
  3. Undertake fines administration and penalties dispensation.
  4. Performing administration of replacement book.
  5. Coordinating the orders of collection books by users.
  6. Setting up a data call to the borrowers who are late in returning a collection of the books.
  7. Coordinating the preparation and rearrangement the collection on the bookshelves.
  8. Receiving and evaluating the delivery of the book collections from the related sections.
  9. Supervising, evaluating the copy activities.
  10. Providing the regular reports to the Head of User Services.

Staff of Circulation Services

  1. Conducting the borrowing and returning books.
  2. Implementing the fine sanction of the delays of returning books.
  3. Developing and implementing the user call who late in returning a book.
  4. Implementing data collection and reporting the results of circulation activity services.
  5. Carrying out the administration of the replacement books removed by the users.
  6. Conducting the collection orders and the billing collection in order.

Staff Reselving of Text Collection

  1. Implementing the preparation and arrangement of the table / chair in the den.
  2. Implementing the reselving of the collection books regularly and continuously.
  3. Implementing the return, transportation and sorting of the collection that is returned from the circulation unit to the shelf collection.
  4. Implementing the collection and sorting the collection at the table read and putting into storage shelf collection.
  5. Conducting retrieval and assisting the users in finding the collection.

Staff Reselving of Reserve Collection

  1. Implementing the preparation and arrangement of the table / chair in the den.
  2. Implementing the reselving of book collection regularly and continuously.
  3. Implementing the return, transportation and sorting of the collection that is returned from the circulation unit to the shelf collection.
  4. Implementing the collection and sorting the collection at the table read and putting into storage shelf collection.
  5. Conducting retrieval and assisting the users in finding the collection.

Staff of Photo Copy Service

  1. Conducting the photocopy services.
  2. Implementing the recording results of photocopy services.
  3. Implementing the repair and cleanliness of the photocopy machine.
  4. Implementing the provision and procurement of equipment, materials and paper for photocopying activities.
  5. Making a report for photocopy services activity.

The Desk of Reference Services and Multimedia

Head of Reference Services and Multimedia

  1. Planning a work program of Sub Division -Reference and Multimedia.
  2. Organizing and supervising the internet and multimedia services.
  3. Coordinating the service activities of reference, serial, Student Scientific Work and Student final project, B-Web, Brawijaya Knowledge (BK) and Sampoerna Corner.
  4. Coordinating the rearrangement collections of serial, reference, Students Scientific Work and Student Final Project, and also Sampoerna Corner.
  5. Providing an advice and support for information finding.
  6. Conducting a cross-service activity.
  7. Conducting the searching information activity.
  8. Providing a regular reports to the Head of User Services.

Staff of Sampoerna Corner Service

  1. Conducting the internet usage service.
  2. Carrying out the guiding activity and utilization of Sampoerna Corner facilities.
  3. Implementing the arrangement of Samporna Corner collection.
  4. Responsible for existing facilities in the Sampoerna Corner room.
  5. Implementing the data collection and reporting the activities of Sampoerna Corner Services.

Staff of Universitas Brawijaya Knowledge Services (BK)

  1. Conducting the collection service of Universitas Brawijaya Knowledge (BK).
  2. Carrying out the guiding activities of utilization facilities and the collection of Universitas Brawijaya Knowledge (BK).
  3. Implementing the collection arrangement of Universitas Brawijaya Knowledge (BK).
  4. Responsible for existing facilities in the Universitas Brawijaya Knowledge (BK) room.
  5. Implementing the data collection and reporting the activities of Brawijaya Knowledge (BK) Services.

Supervisory Staff of B-Web

  1. Conducting the service of internet usage and rental.
  2. Carrying out the guiding activities and facility utilization of B-WEB.
  3. Implementing the monitoring and evaluation of the B-WEB utilization.
  4. Conducting the service of scanning, formatting data and printing the document.
  5. Responsible for the existing facility in the B-WEB room.
  6. Implementing the data collection and reporting the B-WEB Service activity.

Implementing Activities of Reference and Serial Staff

  1. Conducting borrow and return a collection of references and serial.
  2. Implement the guiding and directing of serial and reference collection utilization.
  3. Prepare serial collections, magazines, daily news latest in a new series collection rack.
  4. Implement to covering the serial collection that possibly to cover.
  5. Conducting information investigation using the reference collection.
  6. Implement the grouping of magazine collection based on the date and group name of daily news and magazine.
  7. Implement the activities of scientific article errand and other information.
  8. Responsible for existing facilities in B-WEB room.
  9. Implement data collection and reporting of B-WEB Services.

Implementing Activities of Scientific Journal and Final Project Staff

  1. Conducting borrow and return a collection of Student’s Scientific Journal and Final Project.
  2. Implement the guiding and directing of Student’s Scientific Journal and Final Project.
  3. Prepare the collection of Student’s Scientific Journal and Final Project in its shelf.
  4. Implement the collection arrangement of Student’s Scientific Journal and Final Project collection.
  5. Conducting the disposition activity of photo copy in Scientific and Final Student Project.
  6. Responsible for existing facilities in Student’s Scientific Journal and Final Project room.
  7. Implement data collection and reporting activities of Student Scientific Journal and Final Project activity Services.

TECHNICAL FIELD SERVICES
Coordinator (KORBID) Technical Services:

  1. Develop annual work program of Field Technical Services.
  2. Implement the analysis of technical service system.
  3. To review the development of resources and needs.
  4. Coordinate the activities of Sub-Sector Development library materials, processing and maintenance of library materials, and digitizing the collection and media transfer.
  5. To monitor and evaluate the implementation tasks of Sub Field Development library materials, processing and maintenance of library materials, as well as the digitization and conversion.
  6. Coordinate and conduct the inventory taking collection.
  7. Develop concepts and analyze the development of a data collection system and bibliographic collection.
  8. Prepare monthly reports to the Library Head.

Development and Procurement Affairs Library Materials

Head of (KAUR) Development and Procurement of Library Material

  1. Develop a work program of Sub Division of Library Material Development and Procurement.
  2. Collecting, selecting and weeding source library materials for the selection of library materials.
  3. Set the standard requirement of library materials.
  4. Prepare the latest scientific information sources to be selected by the faculty.
  5. Selecting the source material has been selected.
  6. Develop a list of proposed procurement of library materials.
  7. Compile a list of the library to request a collection of materials from the academic community.
  8. Provide regular reports to the Head of Technical Services.

Implementing Inventory Activity Staff

  1. Receiving and checking Library Materials received.
  2. Conduct an inventory of all types of library materials have been received.
  3. To register and assigning ownership of library materials.
  4. Submitting materials to the library and Maintenance Sub-Field Processing.
  5. Helping to prepare a list of proposed procurement of books.
  6. Creating Inventory Activity Report.

Affairs and Maintenance Materials Processing Library

Head of (KAUR) Processing and Maintenance of Library Material

  1. Develop a work program and Maintenance Sub-Field Processing Library Materials.
  2. Receive library materials from the library materials’ development.
  3. Verification of library materials with the existing database.
  4. Determine the description, the entry, subject and call number (call number) library materials based on established standards.
  5. Bibliographic data input library materials in the library automation system.
  6. Coordinate the activities of the collection has been improved of the maintenance section for completeness attribute collection.
  7. Coordinate the activities of the completion about the attributes collection and library materials.
  8. Coordinate the activities of the election, the collection of data and repair the damaged.
  9. Coordinate the activities of changing the status of the collection that is being repaired:
  • changed from available being repaired and vice versa.
  • changed from available becomes damaged and of available be lost.
  1. Coordinate the activities of shipping back a collection that has been corrected in the processing of bibliographic data verification.
  2. Coordinate the activities of preservation and fumigation and weeding the collection of library materials in a certain time.
  3. Provide regular reports to the Head of Technical Services.

Implementing activities Staff of Library Materials Processing

  1. Implement verification Library Materials either manually or electronically.
  2. Perform the preparation of cataloging the collection either manually or electronically.
  3. Include the classification collection either manually or electronically.
  4. Determination of the subject code collection either manually or electronically.
  5. Insert the collection of bibliographic data into a library database system.
  6. Implement the repairs of collection data replacement.
  7. Make the results of regular reports about processing and maintenance colllection.

Executive Staff of Finishing, Labeling, and Covering activity

  1. Conducting finishing, such as labels, barcode, identity stamp collection, title tape.
  2. Implement the covering activity with plastic based on the standart.
  3. Collecting and providing such a label, barcode, identity stamp collection, title tape collection CD supplement book.
  4. Make a list of Library Materials Shipping to the Services Subdivision.
  5. Implement the Library Materials Shipping to the User Services Division.
  6. Repair and replacement the barcode and label library materials that is considered obsolete and damaged.
  7. Make a report regularly.

Implementing staff of maintenance damaged collection activity

  1. Implement verification and data the broken collection.
  2. Make a list of the damaged library materials to be repaired.
  3. Perform sorting damaged collections, among a collection that can be repaired and that can not be fixed.
  4. Repair and replacement of barcode and label library materials that are considered obsolete and damaged.
  5. Fumigation print collections within a certain time.
  6. Conducting elections damaged collection in the row of the collection.
  7. Make regular reports of activity result.

Executive Staff of treatment and bookbindery

  1. Sorting the Library Materials according to the level of damage.
  2. Repair the damaged Library Materials that still proper.
  3. Make a list of Library Materials that have been repaired.
  4. Sending back the repaired Library Materials.
  5. Assist the office requirement in ptint format/blank form, envelopes and something like that.
  6. Make regular reports of activity result.

Digitalizing & Transfer Media of Library Material

Head of (KAUR) Digitizing & Transfer Media of Library Material

  1. Develop a work program of Sub Field Digitizing & Transfer Media of Library Material.
  2. Coordinate the activities of materials receipt from the library collection development.
  3. Coordinate and conduct verification activities based on the type of collection, completeness of the information and the subject.
  4. Drafting the concept and input bibilographic data.
  5. Coordinate and conduct the process of digitizing and conversion of library materials.
  6. Coordinate and conduct editing collection activity or electronic based on the specified format.
  7. Perform security and validation of digital collections and electronic based on the standard.
  8. Provide regular reports to the Head of Technical Services.

Implementing activity staff of Digitilizing & Transfer Media of Library Material

  1. Perform verification based on the type of collection, completeness of the information and the subject.
  2. Drafting the concept and input bibilographic data.
  3. Perform the process of digitilizing and conversion of library materials.
  4. Perform editing digital collection or electronic collection based on the specified format.
  5. Perform security and validation of digital collections and electronic based on the standard.
  6. Creating Activity Reports.

Implementing activity staff of Scanning and Editing the Library Materials

  1. Perform the scanning of print collection, especially the work of Brawijaya University academic community.
  2. Editing the results of scanning and formatting the data in accordance with the concept of Universitas Brawijaya digital library.
  3. Entering the result of data scanning that have been edited and formatted into a digital library of the Brawijaya University database.
  4. Implement security and validation of digital and electronic collections based on the standard.
  5. Creating Activity Reports.

DEVELOPMENT FIELD AND COOPERATION

Coordinator (KORBID) Development and Cooperation

  1. Develop annual work program of Sub-Sector Development and Cooperation.
  2. Perform analysis and needs assessment tools and institution information also users.
  3. Coordinate cooperation with other libraries or organizations / institutions to improve the library performance.
  4. Coordinate the activities of Sub-Field Application and Development of ICT, and WEB publication, as well as the cooperation and Library Studies.
  5. To evaluate the duties performance of Sub-Field Application and Development of ICT, and WEB publication, as well as the cooperation and Library Studies.
  6. Perform the provision of data and documents related to the needs of the work plans and library reporting.
  7. Prepare monthly reports to the Library Head.

Application affairs and ICT Development

Head of (KAUR) Application and ICT Development

  1. Develop a work program of Sub Field Application & ICT Development.
  2. Organizing and maintenance of ICT in library operations.
  3. Implement the monitoring of the ICT implementation.
  4. Evaluate database systems, networks, software and hardware.
  5. Implement the application of data protection system in the library server system.
  6. Organizing ICT development in accordance with the needs of the library.
  7. Provide regular reports to the Head of Development and Cooperation.

Technician Application and ICT Development

  1. Carry out maintenance activities and ICT library.
  2. Implement monitoring of the ICT implementation.
  3. Carry out repair database, network, software and hardware.
  4. Carry out routine data security in the library server system.
  5. Implement ICT development in accordance with the needs of the library.
  6. Provide regular reports.

Publication affairs and WEB

Head of (KAUR) Publications and Web

  1. Develop a work program of Sub Division Publication and Web.
  2. Prepare and provide the activity data & library development.
  3. Carry out surveys or research needs and use of library resources.
  4. Implement the dissemination of information about the activities of the library through the print and electronic media.
  5. Prepare, update the library portal content in digilib.brawijaya.ac.id
  6. Make informations about the library manually and electronically.
  7. Responding to suggestions and input the user either manually or electronically.
  8. Provide regular reports to the Head of Development and Cooperation.

Cooperation Affairs and Bibliography Research

Head of (KAUR) Cooperation and Bibliography Research

  1. Develop annual work program of Cooperation Sub Division and Library Studies
  2. Organizing the cooperation with other libraries or institutions / intstitutions related to improving the performance of the library.
  3. Conduct an analysis of library development and reading room at the faculty level, Sub-Division and courses.
  4. Perform analysis and resources needs, ease of access and use of the library.
  5. Conduct training field to the library user, library staff and others in need.
  6. Prepare monthly reports to the Head of Development and Cooperation.

ADMINISTRATION AND DOMESTICITY

Head of Section (KASUBAG) Administration and Homemaking

  1. Develop an annual work program for Administration and Homemaking Library.
  2. Perform analysis of the Administration and Homemaking activities.
  3. Coordinate the implementation of the tasks of Sub Division Financial Administration, Office Administration and Personnel also Homemaking.
  4. To evaluate the duties performance of the Finance Sub-Division, Office Administration, Human Resources, Homemaking.
  5. Evaluating and monitoring the use of funds.
  6. Evaluate LAKIP report.
  7. Prepare the ceremonial activities needs, either regularly or incidentally.
  8. Provide regular reports to the head of the library.

Finance Administrative Affairs

Head of (KAUR) Financial Administration

  1. Develop a work program of financial affairs
  2. Maintain and update financial data.
  3. Perform administrative activities receipt, storage, financial expenses of the library.
  4. Setting up accounting and financial accountability in the library manually or electronically.
  5. Liquify the approved funds to the designated bank.
  6. Raise the rules in the Financial Sector.
  7. Provide regular reports to the Head of Administration and Homemaking.

Executive Staff of Financial administration

  1. Assist in preparing the plan for the financial needs
  2. Helping to prepare the financial statements.
  3. Make the reports description and Financial Accountability Letter.
  4. Maintain and update financial data.
  5. Perform the preparation and making the financial administration.
  6. Helps to prepare LAKIP report.

Office Administrative Affairs and Personnel

Head of (KAUR) Administrative and Personnel

  1. Develop a work program of Sub Division Office Administration and Personnel.
  2. Implement archival library system.
  3. Provide the necessary data and libraries document.
  4. Process incoming and outgoing mail, including another letter of library procurement materials.
  5. Provide data relating to Sub Division Officer.
  6. Maintain and update employees data.
  7. Perform activities of personnel administration, both personal and institutional personnel.
  8. Helping to prepare needs ceremonial activities, either regularly or incidentally.
  9. Raise the regulations in the field of Human Resources.
  10. Provide regular reports to the Head of Administration and Homemaking.

Supervisory Staff Administrative and Personnel

  1. Receive and note in the book agenda incoming and outgoing mail.
  2. Set the personnel file, the letters received by the library.
  3. Carry out the distribution of letters that are routine and incidentally.
  4. Helping the preparation and staffing office archives.
  5. Helping to prepare regulations Personnel Division.
  6. Assist Preparing consumption needs both regular and incidentally.

Home Affairs

Head of (KAUR) Homemaking

  1. Develop a work program of Homemaking Sub Division.
  2. Set the use or utilization of library equipment.
  3. Carry out the maintenance and preservation of library equipment.
  4. Setting up the equipment, facilities and infrastructure, for the needs of the library.
  5. Prepare the equipment and consumables needs.
  6. Carry out an inventory of equipment, facilities and infrastructure library.
  7. Implement the cleanliness in library area.
  8. Implement the security and safety in library area.
  9. Prepare reports the provision and use of equipment, facilities and infrastructure as required in SABMN and SIMAKS.
  10. Provide regular reports to the Head of Administration and Homemaking.

Implementing Activity Staff of Homemaking

  1. Logging equipment, facilities and infrastructure in library’s SABMN and SIMAKS.
  2. Setting up the equipment, facilities and infrastructure, for the needs of the library.
  3. Make a list of the inventory items’ placement in each room.
  4. Develop, distribute consumables needs.
  5. Compile a requirement list of the library building needs.
  6. Implement the preparation of inventory items that damaged.
  7. Implement the replacement, repair and equipment supply, facilities and infrastructure library.
  8. Provide equipment, library facilities and infrastructure for incidental and ceremonial activities.

Implementing Activity Staff of Security Office

  1. Conducting security activity of infrastructure and facilities, as well as in the library building at night and on public holidays.
  2. Check regularly the condition of infrastructure and facilities, as well as the library building.
  3. Checking and securing objects and humans that looks suspicious, then report to the Head of Library and the Security.
  4. Securing the library area at night on public holidays from interference and misuse of infrastructure and facilities, as well as the library building.
  5. Record and report orally and written the events that occurred during the night of the library area and on public holidays.

Implementing Activity Staff of Gardens and Environmental Hygiene

  1. Conduct and improve the cleanness, the beauty of the park in the Library.
  2. Care for the plants in library area.
  3. Clean regularly the garden in library area.
  4. Provide, distribute and caring for plants and ornamental flowers in the library area.
  5. Inspect and clean the dirt in the Library’s garden and gutter.
  6. Cleaning the pool inside and outside of the library building.

GROUP OF LIBRARIAN AND STAFF EXPERT

Group Chairman of Librarian

  1. Develop a Librarians Group work program.
  2. Implement activities that support the profession development.
  3. Provide input to the implementation of the library.
  4. Provide input to rise the librarian career.
  5. Holding the guidance and evaluation of the credit figures submission for librarians.
    1. Provide regular reports to the Library Head and librarians group.

Experts Library Staff

  1. Develop annual work program of Experts Library Staff
  2. Provide input on the implementation of the library.
  3. Conduct field studies and publication of literature and librarianship.
  4. Participate in the development of librarianship at the regional, national and international.
  5. Provide regular reports to the Library Head and Librarians Group Chairman.
Butuh Bantuan ? Chat dengan Kami