Struktur organisasi perpustakaan dan diskripsi tugas staf perpustakaan adalah berdasarkan SK Rektor 251A/SK/2009 sebagaimana dijelaskan dalam gambar 2 dan item 5.5.1.1., mengenai diskripsi tugas staf perpustakaan antara lain:
KEPALA PERPUSTAKAAN (KAPUS)
1. Menyusun rencana strategi perpustakaan.
2. Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
3. Menyusun program pengembangan Perpustakaan.
4. Mengorganisasikan sumber daya dan dana.
5. Membimbing dan membina sumber daya manusia di unitnya.
6. Mengkoordinasikan penyelenggaraan bidang-bidang yang ada di unitnya.
7. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan teknis, layanan pengguna, pengembangan dan kerjasama, serta administrasi dan kerumahtanggaan.
8. Menyusun laporan berkala; bulanan, triwulan, semester dan tahunan kegiatan perpustakaan kepada Rektor.
BIDANG LAYANAN PENGGUNA
Koordinator Bidang (KORBID) Layanan Pengguna
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan Pengguna.
2. Melakukan analisis perkembangan layanan pengguna.
3. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi & Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
4. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi & Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
5. Menyusun konsep, materi dan pelaksanaan pendidikan pengguna.
6. Menjawab saran & masukan dari pengguna baik secara manual maupun elektronik.
7. Merekomendasi penggantian buku hilang.
8. Memberikan pengesahan bebas pinjam.
9. Mengatur dan menyelenggarakan kegiatan layanan antar perpustkaan.
10. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Sirkulasi
Koordinator Sub Bidang Sirkulasi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Sirkulasi & Reselving.
2. Mengkoordinasikan dan melakukan kegiatan peminjaman & pengembalian koleksi .
3. Melakukan kegiatan administrasi denda & dispensasi Denda.
4. Melakukan kegiatan administrasi penggantian buku.
5. Mengkoordinasikan Pesanan koleksi buku oleh pengguna.
6. Menyiapkan data pemanggilan pada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi buku.
7. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyusunan kembali koleksi di rak buku.
8. Melakukan koordinasi pendataan buku rusak.
9. Menerima dan mengevaluasi pengiriman koleksi buku dari bagian terkait.
10. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
Staf pelaksana kegiatan Layanan Sirkulasi
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.
2. Melaksanakan sangsi denda keterlambatan pengembalian buku.
3. Menyusun dan melaksanakan pemanggilan pengguna yang terlambat mengembalikan buku.
4. Melaksanakan pendataan dan pelaporan hasil jasa kegiatan sirkulasi.
5. Melaksanakan administrasi penggantian buku yang dihilangkan pengguna.
6. Melaksanakan kegiatan pesanan koleksi dan penagian koleksi dalam pesanan.
Staf Pelaksana Kegiatan Reselving koleksi teks
1. Melaksanakan persiapan dan penataan meja/kursi di ruang baca.
2. Melaksanakan reselving koleksi buku secara rutin dan kontinyu.
3. Melaksanakan pengembalian, pengangkutan dan pemilahan koleksi yang dikembalikan dari unit sirkulasi ke tempat penampungan koleksi.
4. Melaksanakan pengumpulan dan pemilahan koleksi di meja baca dan memasukkan ke rak penampungan koleksi.
5. Melaksanakan kegiatan temu kembali dan membantu pengguna dalam menemukan koleksi.
Staf Pelaksana Kegiatan Reselving koleksi Reserve
1. Melaksanakan persiapan dan penataan meja/kursi di ruang baca.
2. Melaksanakan reselving koleksi buku secara rutin dan kontinyu.
3. Melaksanakan pengembalian, pengangkutan dan pemilahan koleksi yang dikembalikan dari unit sirkulasi ke tempat penampungan koleksi.
4. Melaksanakan pengumpulan dan pemilahan koleksi di meja baca dan memasukkan ke rak penampungan koleksi.
5. Melaksanakan kegiatan temu kembali dan membantu pengguna dalam menemukan koleksi.
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Foto Kopi
1. Melaksanakan kegiatan layanan fotokopi
2. Melaksanakan pencatatan hasil jasa layanan fotokopi
3. Melaksanakan perwatan dan kebersihan mesin fotokopi
4. Melaksanakan penyediaan dan pengadaan alat, bahan dan kertas untuk kegiatan fotokopi.
5. Membuat laporan kegiatan jasa layanan fotokopi
Sub Bidang Koleksi dan Referensi
Koordinator Sub Bidang Koleksi Referensi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Koleksi dan Referensi
2. Menyelenggarakan dan mengawasi layanan internet.
3. Mengkoordinasikan kegiatan layanan referensi, serial, Karya Ilmiah Mahasiswa dan tugas akhir mahasiswa, Brawijaya Knowledge Garden (BKG)
4. Mengkoordinasikan penyusunan kembali koleksi serial, referensi, Karya Ilmiah Mahasiswa dan tugas akhir mahasiswa.
5. Memberikan konsultasi dan bantuan pencarian informasi.
6. Melakukan kegiatan silang layan.
7. Melakukan kegiatan penelusuran informasi.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
Staf pelaksana kegiatan Layanan Sampoerna Corner
1. Melaksanakan kegiatan layanan pemakaian internet.
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan dan pemanfaatan fasilitas Sampoerna Corner.
3. Melaksanakan penataan koleksi Samporna Corner.
4. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Sampoerna Corner.
5. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Sampoerna Corner.
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Brawijaya Knowledge (BK)
1. Melaksanakan kegiatan layanan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan pemanfaatan fasilitas dan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
3. Melaksanakan penataan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
4. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Brawijaya Knowledge (BK).
5. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Brawijaya Knowledge (BK).
Staf Pelaksana Kegiatan Free-Internet
1. Melaksanakan kegiatan layanan pemakaian dan sewa internet.
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan dan pemanfaatan fasilitas Free Internet
3. Melaksanakan Pemantauan dan evaluasi pemanfaatan Free Internet
4. Melaksanakan kegiatan layanan scaning, formating data dan print dokumen.
5. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Free Internet
6. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan free Internet
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Referensi dan Serial
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi dan serial.
2. Melaksanakan pemanduan dan pengararahan pemanfaatan koleksi referensi dan serial.
3. Menyiapkan koleksi serial, majalah, berita harian terbaru dalam rak koleksi serial baru.
4. Melaksanakan penyampulan koleksi serial yang dianggap cukup untuk disampul.
5. Melaksanakan kegiatan penelusuran informasi menggunakan koleksi referensi.
6. Melaksanakan pengelompokan koleksi majalah dan berita harian menurut tanggal dan kelompok nama berita harian dan majalah.
7. Melaksanakan kegiatan pesanan artikel ilmiah dan informasi lainnya.
8. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan B-WEB.
9. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan B-WEB.
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
2. Melaksanakan pemanduan dan pengararahan pemanfaatan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
3. Menyiapkan koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa dalam rak koleksi.
4. Melaksanakan penataan koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
5. Melaksanakan kegiatan disposisi foto copi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
6. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
7. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
Sub Bidang Keanggotaan (Membership)
Koordinator Sub Bidang Keanggotaan (Membership) :
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Keanggotaan.
2. Melakukan pendaftaran anggota perpustakaan.
3. Melakukan kegiatan entri data anggota perpustakaan.
4. Melakukan pengambilan gambar, pencetakan kartu anggota perpustakaan.
5. Melakukan registrasi & aktivasi status keanggotaan.
6. Memberikan dan membuat permohonan surat pengantar oleh pengguna.
7. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi dan pembuatan kartu FKP2T.
8. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi sumbangan alumni.
9. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi penyerahan tugas akhir mahasiswa.
10. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi bebas pinjam.
11. Mengkoordinasikan kegiatan front office (check in & check out) dan penitipan tas.
12. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
Staf pelaksana kegiatan Kontrol pintu masuk & registrasi/aktivasi
1. Melaksanakan kegiatan pengecekan pengguna yang masuk perpustakaan.
2. Melakukan registrasi & aktivasi pengguna yang masa aktifnya sudah berahir.
3. Merekapitulasi presensi pengunjung perpustakaan.
4. Merekapitulasi kegiatan layanan diluar jam kerja.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi.
6. Membantu kegiatan layanan penitipan dan peminjaman loker.
Staf Pelaksana Kegiatan Kontrol Pintu Keluar & Koleksi Dipinjam
1. Melaksanakan kegiatan pengecekan pengguna yang keluar dari perpustakaan.
2. Mengontrol barang dibawa keluar pengguna dari perpustikaan.
3. Mencatat dan melaporkan kejadian-kejadian di lobi perpustakaan.
4. Menerima dan mengarahkan pengunjung atau tamu yang sedang membutuhkan informasi ke Kepala Sub Bidang Keanggotaan atau unit informasi.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi dan registrasi.
6. Membantu kegiatan layanan penitipan dan peminjaman loker.
Staf Pelaksana Penitipan dan Loker
1. Melaksanakan kegiatan penitipan dan peminjaman loker.
2. Melaksanakan peminjaman tas laptop.
3. Menerima benda, barang dan sejenisnya yang diterima dari jasa pos dan sejenisnya, dan menyerahkannya ke Bidang Administrasi & Kerumahtanggaan.
4. Mengamankan benda, barang dan sejenisnya yang ditemukan atau oleh orang lain, dan diserahkan ke Kepala Sub Bidang Keanggotaan.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi dan registrasi.
6. Membantu kegiatan kegiatan pengecekan pengguna yang keluar dari perpustakaan
Staf Pelaksana Penerimaan karya Ilmiah mahasiswa, Bebas Pinjam, FKP2T, Surat Pengantar
1. Melaksanakan kegiatan permohonan surat pengantar oleh pengguna perpustakaan.
2. Melaksanakan kegiatan administrasi dan pembuatan kartu FKP2T.
3. Melaksanakan kegiatan administrasi sumbangan alumni.
4. Melaksanakan kegiatan penyerahan tugas akhir mahasiswa baik dalam bentuk print atau elektronik.
5. Melaksanakan kegiatan administrasi & pengesahan bebas pinjam.
6. Melaksanakan tanda anggota sementara bagi pengguna yang telah melakukan bebas pinjam.
Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan
Koordinator Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan :
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan.
2. Melakukan layanan informasi cepat.
3. Melakukan pendataan kebutuhan informasi sesuai fakultas / program studi.
4. Melakukan survei trend layanan informasi yang digunakan di perguruan tinggi atau institusi
lain baik di dalam maupun luar negeri.
5. Melakukan koordinasi tentang data kebutuhan informasi koleksi.
6. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
BIDANG LAYANAN TEKNIS
Koordinator Bidang (KORBID) Layanan Teknis :
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan Teknis.
2. Melakukan analisis sistem layanan teknis.
3. Melakukan kajian pengembangan dan kebutuhan sumber informasi.
4. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Pengembangan bahan perpustakaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan perpustakaan, serta digitalisasi koleksi dan alih media.
5. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Pengembangan bahan pustaka, pengolahan dan perawatan bahan pustaka, serta digitalisasi dan alih media.
6. Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan stok opname koleksi.
7. Menyusun konsep dan menganalisis pengembangan sistem pendataan koleksi dan bibliografis.
8. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Pengolahan
Koordinator Sub Bidang Pengolahan
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengolahan
2. Menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan bahan perpustakaan.
3. Verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
4. Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil (call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang ditetapkan.
5. Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi perpustakaan.
6. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan koleksi yang sudah diperbaiki dari bagian pemeliharaan untuk kelengkapan atribut koleksi.
7. Mengkoordinasikan kegiatan penyelesaian atribut koleksi dan bahan pustaka.
8. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman buku yang sudah selesai di olah.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan koleksi yang rusak yang bisa diperbaiki.
10. Mengkoordinasikan kegiatan pengubahan status koleksi yang sedang diperbaiki:
– dari tersedia menjadi sedang diperbaiki dan sebaliknya.
– dari tersedia menjadi rusak dan dari tersedia menjadi hilang.
11. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke bagian pengolahan untuk verifikasi data bibliografis.
12. Mengkoordinasikan kegiatan preservasi dan fumigasi serta penyiangan koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
13. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf pelaksana kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
1. Melaksanakan verifikasi Bahan Pustaka baik dengan cara manual maupun elektronik
2. Melakukan penyusunan katalogisasi koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
3. Melakukan pencantuman klasifikasi koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
4. Melakukan penentuan tajuk subyek koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
5. Memasukkan data bibliografi koleksi ke dalam sistem database perpustakaan
6. Melaksanakan perbaikan data koleksi penggantian.
7. Membuat laporan rutin hasil kegiatan pengolaha dan perawatan koleski
Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
Koordinator Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
2. Menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan bahan perpustakaan.
3. Verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
4. Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil (call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang ditetapkan.
5. Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi perpustakaan.
6. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan koleksi yang sudah diperbaiki dari bagian pemeliharaan untuk kelengkapan atribut koleksi.
7. Mengkoordinasikan kegiatan penyelesaian atribut koleksi dan bahan pustaka.
8. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman buku yang sudah selesai di olah.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan koleksi yang rusak yang bisa diperbaiki.
10. Mengkoordinasikan kegiatan pengubahan status koleksi yang sedang diperbaiki:
– dari tersedia menjadi sedang diperbaiki dan sebaliknya.
– dari tersedia menjadi rusak dan dari tersedia menjadi hilang.
11. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke bagian pengolahan untuk verifikasi data bibliografis.
12. Mengkoordinasikan kegiatan preservasi dan fumigasi serta penyiangan koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
13. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf pelaksana kegiatan finishing, labeling dan penyampulan
1. Melaksanakan kegiatan finishing, berupa label, barcode, stempel indentitas koleksi, title tape.
2. Melaksanakan kegiatan menyampul buku dengan plastik berdasar standar penyampulan.
3. Mendata dan memberikan berupa label, barcode, stempel indentitas koleksi, title tape koleksi CD suplemen buku.
4. Membuat Daftar Pengiriman Bahan Pustaka ke Bagian Layanan.
5. Melaksanakan pengiriman Bahan Pustaka ke Bidang Layanan Pengguna.
6. Perbaikan dan penggantian barcode dan label bahan pustaka yang dianggap usang dan rusak.
7. Membuat laporan hasil kegiatan secara rutin.
Staf pelaksana kegiatan pemeliharaan koleksi rusak
1. Melaksanakan verifikasi dan pendataan koleksi rusak
2. Membuat daftar bahan pustaka rusak yang akan diperbaiki.
3. Melakukan pemilahan koleksi rusak, diantara koleksi yang masih dapat diperbaiki dan yang tidak dapat diperbaiki
4. Perbaikan dan penggantian barcode dan label bahan pustaka yang dianggap usang dan rusak.
5. Melakukan fumigasi koleksi cetak dalam waktu tertentu.
6. Melakukan pemilihan koleksi yang rusak di jajaran koleksi
7. Membuat laporan rutin hasil kegiatan.
Staf pelaksana kegiatan perawatan dan penjilidan
1. Melakukan pemilahan Bahan Pustaka rusak sesuai tingkat kerusakan.
2. Menjilid/memperbaiki Bahan Pustaka rusak dan masih layak diperbaiki.
3. Membuat Daftar Bahan Pustaka yang sudah diperbaiki / dijilid
4. Mengirim kembali Bahan Pustaka yang sudah diperbaiki
5. Membantu kebutuhan kantor dalam bentuk cetak format/formulir isian , amplop dan yang sejenisnya.
6. Membuat laporan rutin hasil kegiatan.
Sub Bagian Digitalisasi & Alih Media
Koordinator Sub Bagian Digitalisasi & Alih Media
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Digitalisasi & Alih Media
2. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan bahan pustaka dari bagian pengembangan koleksi.
3. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan verifikasi berdasarkan jenis koleksi, kelengkapan informasi dan subjek.
4. Membuat konsep dan input data bibliografis.
5. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan proses digitalisasi dan alih media bahan pustaka.
6. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan editing koleksi digital atau elektronik berdasar format yang ditetapkan.
7. Melakukan pengamanan dan validasi koleksi digital dan elektronik berdasar standar yang ditetapkan.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf pelaksana kegiatan Digitalisasi & Alih Media Bahan Pustaka
1. Melakukan verifikasi berdasarkan jenis koleksi, kelengkapan informasi dan subjek.
2. Membuat konsep dan melakukan input data bibliografis.
3. Melakukan proses digitalisasi dan alih media bahan pustaka.
4. Melakukan editing koleksi digital atau elektronik berdasar format yang ditetapkan.
5. Melakukan pengamanan dan validasi koleksi digital dan elektronik berdasar standar yang ditetapkan.
6. Membuat Laporan Hasil Kegiatan
Sub Bidang Pengembangan Koleksi
Koordinator Sub Bidang Pengembangan Koleksi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengembangan dan Pengadaan Bahan Pustaka.
2. Mengumpulkan, memilih dan menyiangi sumber bahan perpustakaan untuk seleksi bahan perpustakaan.
3. Menetapkan standar kebutuhan bahan pustaka.
4. Menyiapkan sumber informasi ilmiah terbaru untuk dipilih oleh dosen.
5. Menyeleksi sumber bahan perpustakaan yang telah dipilih.
6. Menyusun daftar usulan pengadaan bahan perpustakaan.
7. Menyusun daftar permintaan koleksi bahan pustakan dari civitas akademika.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf Pelaksana Kegiatan Inventarisasi
1. Menerima dan mengecek Bahan Pustaka yang diterima.
2. Melakukan inventarisasi semua jenis bahan perpustakaan yang telah diterima.
3. Meregistrasi dan menandai identitas kepemilikan bahan pustaka.
4. Mengirimkan bahan perpustakaan ke Sub Bidang Pengolahan dan Perawatan.
5. Membantu menyiapkan daftar usulan pengadaan buku
6. Membuat Laporan Kegiatan Inventarisasi.
BIDANG PENGEMBANGAN DAN KERJASAMA
Koordinator Bidang (KORBID) Pengembangan dan Kerjasama
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Pengembangan dan Kerjasama
2. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sarana dan informasi institusi dan pengguna
3. Mengkoordinasikan kerjasama dengan perpustakaan lain atau lembaga/institusi untuk meningkatkan kinerja perpustakaan
4. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Publikasi, Kerjasama serta Pengembangan Staf dan Program.
5. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Publikasi, Kerjasama serta Pengembangan Staf dan Program.
6. Melakukan penyediaan data dan dokumen terkait kebutuhan penyusunan rencana kerja dan pelaporan perpustakaan.
7. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Publikasi
Koordinator Sub Bidang Publikasi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Publikasi
2. Menyiapkan & menyediakan data kegiatan & Perkembangan perpustakaan.
3. Melaksanakan survei atau penelitian kebutuhan sumber informasi dan pemanfaatan perpustakaan.
4. Melaksanakan penyebaran informasi tentang kegiatan perpustakaan melalui media cetak.
5. Menyiapkan dan membuat konsep untuk update konten portal perpustakaan digilib.ub.ac.id
6. Membuat informasi tentang perpustakaan secara manual
7. Meng upload kegiatan perpustakaan di web universitas brawijaya. www.ub.ac.id
8. Menjawab saran dan masukan dari pengguna baik secara manual maupun elektronik.
9. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama.
Sub Bidang Kerjasama
Koordinator Sub Bidang Kerjasama
1. Menyusun program kerja tahunan Sub Bidang Kerjasama
2. Menyelenggarakan kerjasama dengan perpustakaan lain atau lembaga/intstitusi terkait untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.
3. Melakukan pendampingan pustakawan dengan ruang baca di lingkungan UB.
4. Melakukan analisis tentang perkembangan perpustakaan dan ruang baca di tingkat fakultas, rumah pintar dan program studi di lingkungan UB.
5. Menyusun kegiatan pameran kerjasama dengan penerbit.
6. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan kerjasama fotokopi, Sampoerna Corner dan Telkomsel.
7. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sumber informasi, kemudahan akses dan pemanfaatan perpustakaan.
8. Menyelenggarakan pelatihan bidang kepustakaan terhadap pengguna, staf perpustakaan serta pihak-pihak lain yang membutuhkan.
9. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama.
Sub Bidang Pengembangan Staf dan Program
Koordinator Sub Bidang Pengembangan Staf dan Program
1. Menyusun Program Kerja Tahunan Sub Bidang Pengembangan Staf Dan Program
2. Menyusun program pengembangan staf melalui kegiatan seminar, workshop, diklat baik di dalam maupun luar negeri.
3. Melakukan kegiatan pengembangan kepustakawanan.
4. Melakukan analisis tentang perkembangan pustakawan di lingkungan UB.
5. Melakukan koordinasi dengan Management Representative (MR)
6. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama
BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
Bidang Teknologi Informasi
Koordinator Bidang TI
1. Menyusun program kerja bidang TI untuk jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perpustakaan.
2. Menganalisa dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi.
3. Menyusun rencana anggaran bagian TI dan mengontrol penggunaan dari realisasinya.
4. Menyusun perencanaan arsitektur TI
5. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sarana informasi institusi dan pengguna
6. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Perangkat Lunak, Web Content, serta Jaringan dan Perangkat Keras.
7. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Perangkat Lunak, Web Content, serta Jaringan dan Perangkat Keras.
8. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Perangkat Lunak
Koordinator Sub Bidang Perangkat Lunak
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Perangkat Lunak
2. Menyelenggarakan kegiatan dan perawatan TI dalam operasional perpustakaan
3. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TI perpustakaan
4. Melaksanakan evaluasi system database, jaringan, software dan hardware
5. Melaksanakan penerapan sistem pengamanan data dalam system server perpustakaan.
6. Melakukan penyediaan data dan dokumen terkait kebutuhan penyusunan rencana kerja dan pelaporan perpustakaan
7. Menyelenggarakan pengembangan TI sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI
Staf Teknisi TIK
1. Melaksanakan kegiatan dan perawatan TIK perpustakaan
2. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TIK perpustakaan
3. Melaksanakan perbaikan database, jaringan, software dan hardware
4. Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem perpustakaan.
5. Melaksanakan pengembangan TIK sesuai dengan kebutuhan perpustakaan Memberikan laporan rutin.
Sub Bidang Web Content
Koordinator Sub Bidang Web Content
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Web Content
2. Menyelenggarakan kegiatan Web Content Perpustakaan pada www.lib.ub.ac.id
3. Melaksanakan pemantauan Web Content Perpustakaan
4. Melaksanakan evaluasi Web Content Perpustakaan
5. Menyelenggarakan pengembangan Web Content sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
6. Melakukan koordinasi dengan bidang lain terkait kepentingan web content.
7. Menerima, memeriksa dan mengkoreksi konsep content / informasi dari penulis berita maupun dari sumber lain.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI.
Staf Sub Bidang Web Content
1. Meninjau atau memperbarui konten halaman web.
2. Menyimpan / membackup keseluruhan data / content website secara reguler.
3. Melakukan Optimasi website agar lebih mudah diakses.
4. Menerapkan update pada waktu yang tepat untuk membatasi hilangnya layanan.
5. Membangun, atau memelihara situs web, menggunakan authoring atau bahasa scripting dan media digital.
6. Mendesain tampilan situs web mulai dari pengolahan gambar , tata letak, warna, dsb dan memastikan tulisan dan graphic elements lebih tampak menarik.
7. Evaluasi kode untuk memastikan bahwa itu adalah sah, benar terstruktur, memenuhi standar dan kompatibel dengan browser, perangkat, atau sistem operasi.
8. Memonitor semua metriks situs.
9. Mengelola, maintenance, troubleshooting, atas website.
10. Mengatur login untuk administrator website.
11. Bekerjasama dengan Tim TI lain dalam menyampaikan ide, membuat, mengisi content dan menjaga sistem.
Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
Koordinator Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
1. Menyusun Program Kerja Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
2. Melaksanakan kegiatan dan perawatan TI perpustakaan
3. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TI perpustakaan
4. Melaksanakan perbaikan database, jaringan, software dan hardware
5. Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem server perpustakaan.
6. Melaksanakan pengembangan TI sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
7. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI.
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan Perpustakaan.
2. Melakukan analisis kegiatan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Administrasi Keuangan, Administrasi Kantor dan Kepegawaian dan Kerumahtanggaan.
4. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Keuangan, Administrasi Perkantoran, Kepegawaian, Kerumahtanggaan.
5. Melakukan evaluasi dan monitoring penggunaan keuangan.
6. Melakukan evaluasi laporan LAKIP.
7. Menyiapkan kebutuhan kegiatan yang bersifat seremonial, baik secara rutin maupun insidental.
8. Memberikan laporan rutin kepada Kepala perpustakaan.
SUB BAGIAN UMUM
Kepala Sub Bagian (KASUBAG) Umum
1. Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Umum berdasarkan program hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sebagai acuan pelaksanaan kegiatan.
2. Melaksanakan kegiatan administrasi umum yang meliputi surat menyurat, kepegawaian, keangan, sarana prasarana, perlengkapan, rumah tangga, perjalanan dinas, pengarsipan, perawatan kendaraan dinas sesuai degan ketentuan.
3. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas pimpinan.
4. Melaksanakan koordinasi administrasi kepegawaian
5. Melaksanakan monitoring perencanaan, penggunaan dan pelaporan keuangan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6. Melaksanakan koordinasi pengaturan surat menyurat, pengagendaan, pengendalian ekspedisi dan pengiriman sesuai prosedur dan perintah atasan guna tertib administrasi;
7. Melaksanakan koordinasi kegiatan rumah tangga dan pengaturan perlengkapan dinas, sesuai ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas;
8. Melaksanakan koordinasi pemeliharaan barang inventaris milik dinas, kendaraan dinas, dengan menginventarisir dan merawat guna efisiensi
9. Melaksanakan koordinasi penyiapan perlengkapan yang diperlukan untuk kepentingan dinas, rapat dinas berdasarkan acara yang telah ditetapkan agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan lancar
10. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
Urusan Administrasi Keuangan
Kepala Urusan (KAUR) Administrasi Keuangan
1. Menyusun program kerja urusan keuangan.
2. Memelihara dan mengupdate data keuangan.
3. Melakukan kegiatan administrasi penerimaan, penyimpanan, pengeluaran keuangan perpustakaan.
4. Menyiapkan pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan perpustakaan dalam bentuk manual maupun elektronik.
5. Mencairkan dana yang telah disetujui ke bank yang ditunjuk.
6. Menghimpun peraturan-peraturan dalam Bidang Keuangan.
7. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum.
Staf Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)
1. Melakukan pencairan anggaran ke bagian keuangan Kantor Pusat.
2. Melakukan penataan SPJ keuangan.
3. Melakukan administrasi pengeluaran harian.
4. Melakukan penyusunan file nota apembelian/kwitansi
5. Melakukan proses penyusuna SPJ (Menghitung, mengetik, membayar SSP, mengetik rincian biaya dinas dan SPD Blangko Riil).
6. Menyusun dan membayarkan honorarium tugas diluar jam kerja.
7. Membuat daftar dan membayar tagihan belanja perpustakaan.
8. Meminta disposisi/persetujuan BPP setiap pengeluaran Uang Kas Harian.
9. Mengkopi berkas data dukung SPJ Keuangan.
10. Mengupdate dana mencetak saldo kas akhir tahun.
11. Melakukan penyimpanan berkas laporan dan dokumen keuangan Perpustakaan UB.
Urusan Administrasi Kepegawaian
Kepala Urusan (KAUR) Administrasi Kepegawaian
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Administrasi Perkantoran dan Kepegawaian
2. Melaksanakan sistem kearsipan perpustakaan.
3. Menyediakan data dan dokumen yang diperlulan perpustakaan.
4. Memproses surat masuk dan keluar, termasuk surat pengadaan bahan pustaka lainya.
5. Menyediakan data yang berkenaan dengan Sub Bidang Kepegawaian.
6. Memelihara dan memperbaharui data kepegawaian.
7. Melakukan kegiatan administrasi kepegawaian, baik yang bersifat personal kepegawaian maupun kelembagaan.
8. Membantu menyiapkan kebutuhan kegiatan yang bersifat seremonial, baik secara rutin maupun incidental.
9. Menghimpun peraturan-peraturan dalam Bidang Kepegawaian.
10. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum
Staf Pelaksana Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Kepegawaian
1. Menerima dan mencatat dalam buku agenda surat masuk dan keluar.
2. Mengatur arsip kepegawaian, surat-surat yang diterima perpustakaan.
3. Melaksanakan distribusi surat keluar yang bersifat rutin maupun insidental.
4. Membantu melaksanakan penyiapan arsip kantor dan kepegawaian.
5. Membantu menyiapkan peraturan-peraturan Bidang Kepegawaian.
6. Membatu melengkapi stempel kuitansi keperluan laporan keuangan perpustakaan.
7. Membantu menyiapakan kebutuhan rapat baik secara rutin maupun insidental.
Urusan Perlengkapan
Kepala Urusan (KAUR) Perlengkapan
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Perlengkapan
2. Mengatur penggunaan atau pemanfaatan perlengkapan perpustakaan.
3. Melaksanakan program perawatan dan pengawetan perlengakapan perpustakaan.
4. Menyiapkan perlengkapan, sarana dan prasarana, untuk kebutuhan penyelenggaraan perpustakaan.
5. Menyiapkan perlengkapan dan kebutuhan barang habis pakai.
6. Melaksanakan inventarisasi perlengkapan, sarana dan prasarana perpustakaan.
7. Melaksanakan kebersihan di lingkungan perpustakaan.
8. Melaksanakan pengamanan dan keamanan di lingkungan perpustakaan.
9. Menyiapkan laporan penyediaan dan penggunaan perlengkapan, sarana dan prasarana sebagaimana dibutuhkan dalam SABMN dan SIMAKS.
10. Memberikan laporan rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum
Staf Pelaksana bagian Perlengkapan
1. Melaksanakan pendataan barang inventaris secara fisik dan pendokumentasian yang disesuaikan dengan SABMN dan SIMAK-BMN.
2. Melaksanakan penyusunan daftar barang inventaris yang rusak dan melakukan penghapusan barang inventaris dengan mengecek daftar barang yang akan di hapus dalam SIMAK-BMN.
3. Melakukan kodefikasi barang inventaris yang diterima.
4. Membuat daftar inventaris ruang (DIR) di masing-masing ruangan yang di update setiap 1 tahun sekali.
5. Membuat catatan penggunaan barang habis pakai setiap bulan sebagai dasar pengajuan dan stockopname.
6. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang inventarisasi ke rektorat.
7. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang habis pakai setiap bulan ke rektorat.
Urusan Sarana Fisik
Kepala Urusan Sarana Fisik
1. Melakukan koordinasi keamanan dan kebersihan gedung.
2. Memeriksa secara rutin kondisi prasarana dan sarana, serta gedung perpustakaan.
3. Memeriksa dan mengamankan benda dan manusia yang dianggap janggal dan mencurigakan, selanjutnya melaporkan kepada Kepala Perpustakaan dan Keamanan Universitas Brawijaya.
4. Mengamankan lingkungan perpustakaan pada malam hari dan hari libur nasional dari gangguan dan penyalahgunaan pemanfaatan prasarana dan sarana, serta gedung perpustakaan.
5. Mencatat dan memberikan laporan secara lisan dan tertulis perkembangan dan peristiwa yang terjadi lingkungan perpustakaan pada malam hari dan hari libur nasional.
6. Memeriksa sarana gedung yang rusak.
7. Memeriksa dan membersihkan kotoran di taman dan selokan di lingkungan Perpustakaan.
8. Membersihkan kolam yang ada di dalam dan di luar gedung perpustakaan.
9. Memberikan laporan secara rutin kepada Kepala Sub Bagian Umum.
Staf Pelaksana Bagian Sarana Fisik.
1. Melaksanakan penyusunan daftar barang inventaris yang rusak dan melakukan penghapusan barang inventaris dengan mengecek daftar barang yang akan di hapus dalam SIMAK-BMN.
2. Melakukan kodefikasi barang inventaris yang diterima.
3. Membuat catatan penggunaan barang habis pakai setiap bulan sebagai dasar pengajuan dan stockopname.
4. Melakukan pengaturan penggunaan ruang meeting oleh pihak luar.
5. Melaksanakan penggantian, perbaikan kecil dan penyediaan perlengkapan, sarana dan prasarana perpustakaan.
6. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang inventarisasi ke rektorat.
7. Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang habis pakai setiap bulan ke rektorat.
WAKIL MANAJEMEN
Guna memudahkan koordinasi pengembangan SMM ISO 9001:2008 maka Kepala Perpustakaan UB mengajukan Sekretaris Perpustakaan untuk diangkat sebagai Management Representative (MR) Dan Sekretaris Management Representative (MR).
Adapun tugas MR adalah,
1. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi rencana strategi perpustakaan.
2. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi rencana kerja tahunan.
3. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi program pengembangan.
4. Membantu melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan teknis, layanan pengguna, pengembangan dan kerja sama, serta administrasi dan kerumahtanggan.
5. Mengkoordinasikan kegiatan dokumentasi laporan berkala kegiatan perpustakaan kepada Rektor.
6. Mengkoordinasikan rekaman kegiatan layanan sebagai bahan penyusunan sasaran mutu
7. Mengevaluasi dokumen ISO 9001-2008
8. Menyiapkan dokumen Borang Perbaikan AIM.
9. Mengagendakan Kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen.
Sekretaris MR dengan rincian tugas sebagai berikut,
1. Membantu mengumpulkan dokumentasi rekaman kegiatan di lingkungan perpustakaan sebagai bahan penyusunan sasaran mutu.
2. Membantu mengevaluasi dokumen ISO 9001-2008.
3. Membantu menyiapkan dokumen Borang Perbaikan AIM.
4. Membantu menyiapkan agenda Kegiatan Rapat Tinjauam Manajemen
5. Membantu menyiapkan materi Rapat Tinjauan Manajemen.
6. Membantu memperbaiki dokumen pasca AIM.